Hybridteamets kontor börjar med kalendern

Hur många personer arbetar i företaget? Det är en rimlig första fråga, men den räcker inte när alla inte är på kontoret samtidigt. En lugn måndag och en full torsdag ställer olika krav på samma rum.

Planera därför efter närvaron och arbetet som ska ske tillsammans. Det handlar lika mycket om möten och utrustning som om antal stolar.

Rita upp en vanlig vecka

Gör en enkel vecka med namn, kontorsdagar och återkommande möten. Markera när ni behöver vara tillsammans och när var och en främst gör egna uppgifter. Ta gärna hjälp av några verkliga veckor i kalendern i stället för en önskebild av hur ni skulle vilja arbeta.

Leta efter krockarna. Är många på plats samma dag? Har flera videosamtal samtidigt? Kommer gäster när alla skrivbord redan används? Det är dessa tillfällen kontoret behöver klara, även om andra dagar är lugnare.

Bestäm vad kontorsdagen ska vara till för

En gemensam dag kan rymma planering, arbete och spontana samtal. Om hela dagen fylls med möten blir det svårt att också lova tid för koncentrerat arbete. Välj ett rimligt upplägg och prata om det innan ni bedömer lokalen.

Ett tänkt team skulle exempelvis kunna lägga gemensam planering på förmiddagen, eget arbete efter lunch och en kort avstämning mot dagens slut. Det är ett planeringsexempel, inte en modell som passar alla. Poängen är att rummet ska bedömas mot en konkret dag.

Lös sådant som annars blir ett dagligt förhandlande

• Var hittar man en ledig arbetsplats och rätt utrustning?
• Vad lämnas kvar när nästa kollega ska använda bordet?
• Hur bokas en avskild plats för samtal?
• Hur deltar den som arbetar på distans i ett gemensamt möte?

Skriv ned enkla svar som alla känner till. Om svaren beror på kontorshotellets erbjudande behöver ni först få dem bekräftade därifrån. Utgå inte från att delad plats, extra skärmar eller bokningsutrymme ingår.

Följ upp när ni har provat

Efter några kontorsdagar kan ni jämföra planeringen med det som hände. Vilken dag blev trång? Vilka ytor användes knappt? Justera rutinerna innan ni drar slutsatsen att ni behöver ett större rum.

Vill ni diskutera ett hybridteams behov med DG97, skicka veckobilden via kontaktvägen på dg97.se. Den ger ett bättre samtalsunderlag än bara antalet anställda. Ta också med frågorna i vår guide till kontorshotellets upplägg om rum och delade ytor.