Digitala möten: testa platsen, inte bara länken

Möteslänken fungerar hemma, men på kontoret använder ni en annan skärm, en annan plats och kanske flera mikrofoner. Därför säger ett fungerande program ganska lite om hela mötet.

Testa den uppställning ni faktiskt ska använda. Ett kort prov med en kollega på distans kan visa sådant som är svårt att upptäcka när alla står i samma rum.

Börja med ljudet

Be kollegan på distans berätta hur rösterna hörs från olika platser. Prova att dela skärm och byta talare. Om flera datorer är inne i samma möte behöver ni bestämma vilken som ska hantera ljudet, annars kan uppställningen bli svår att använda.

Det här är en praktisk kontroll, inte ett löfte om att en viss typ av rum alltid fungerar. Samtalets innehåll, rummets användning och vilka som sitter där påverkar vad ni behöver undersöka.

Titta på vad kameran faktiskt visar

Kontrollera utsnittet innan kunden ansluter. Syns deltagarna? Kommer ljus från ett fönster bakom er? Finns anteckningar, skärmar eller material i bakgrunden som ni inte vill visa?

Prova gärna hur det ser ut när någon behöver skriva eller visa något fysiskt. Det som är enkelt för personerna i rummet kan vara svårt att följa genom kameran. Bestäm om materialet i stället bör delas digitalt.

Gör plats för dem som inte är i rummet

När flera sitter tillsammans är det lätt att föra ett sidospår utan att distansdeltagaren hänger med. Utse någon som håller koll på frågor och ser till att beslut uttalas tydligt. Dela underlaget före mötet om deltagarna behöver förbereda sig.

Ett tänkt arbetsmöte kan till exempel ha en gemensam agenda, en person som leder samtalet och en gemensam anteckning för beslut. För ett kort avstämningsmöte kan ett enklare upplägg räcka. Anpassa formen till uppgiften.

Ha en reservplan som går att hitta

Om en anslutning eller en enhet inte fungerar, vad gör ni då? Spara mötesuppgifter och kontaktvägar där rätt person kommer åt dem. Låt alternativet vara något ni verkligen kan använda, inte ett rum som kanske är ledigt.

När ni tittar på kontor, fråga hur samtalsplatser bokas, vilken utrustning som finns och vilka begränsningar erbjudandet har. För DG97 går dessa frågor via huvudwebbplatsen. Ni kan också läsa hur olika delar av ett kontorshotell används inför besöket.