Ett bra kundmöte börjar innan någon sätter sig

En kund som vet var entrén finns och vem som möter upp kan ägna sin uppmärksamhet åt mötet. En kund som letar efter rätt dörr börjar i en annan ände. Rummet är viktigt, men hela besöket behöver fungera.

Planera därför kundmötet som en liten kedja: inbjudan, ankomst, samtal och avslut. Varje del har några enkla frågor som är värda att besvara i förväg.

Välj rum efter vad ni ska göra

Ska ni visa något på skärm, gå igenom ett dokument eller arbeta tillsammans runt ett bord? Det påverkar hur deltagarna behöver sitta och vilken utrustning som krävs. En presentation och ett arbetsmöte behöver inte samma uppställning.

Kontrollera deltagarantal, rumsutformning och eventuell teknik. Fråga om bokningstid, förberedelser och vad som gäller om mötet drar över. Ett rum som syns på en bild är inte en bekräftelse på att det är tillgängligt när ni vill använda det.

Skriv en inbjudan som går att följa

Ta med adress, tid och namn på den som möter upp. Lägg till de entréuppgifter ni fått bekräftade och en kontaktväg om gästen blir sen eller inte hittar. Fråga gärna om något särskilt behövs för besöket, så att ni kan undersöka det i tid.

Undvik att lova parkering, tillgänglighet eller annan service utan underlag. Om ni saknar besked, be kontorshotellet svara innan informationen går till kunden.

En sista kontroll

Strax före mötet kan ni gå igenom:

1. Är rätt rum bokat för hela den tid ni behöver?
2. Finns rätt dokument och utrustning tillgängliga?
3. Fungerar anslutningen till den skärm ni ska använda?
4. Vet någon vem som tar emot gästen?
5. Kan övriga kollegor fortsätta arbeta under besöket?

Det är ofta lättare att rätta till en missad detalj före ankomsten än mitt i ett samtal. Håll kontrollen kort och knuten till just mötet, så att den faktiskt blir gjord.

Låt avslutet vara lika tydligt

Bestäm vem som antecknar nästa steg och skickar det ni kommit överens om. Återställ rummet enligt de lokala rutinerna och samla sådant ni vill göra annorlunda nästa gång. En återkommande besökstyp kan få en egen liten checklista.

Vill ni veta hur mötesanvändning fungerar i ett aktuellt erbjudande från DG97, fråga på dg97.se. Guiden hjälper till med planeringen; bokningsvillkor och tillgänglighet behöver ni få direkt från DG97.