En workshop som leder vidare behöver ett tydligt uppdrag

En workshop börjar ofta med en rumsbokning. Men rummet kan inte svara på vad gruppen ska åstadkomma. Innan ni väljer plats behöver ni veta om ni ska samla idéer, reda ut alternativ eller fatta ett beslut.

Skriv en mening om vad som ska finnas när ni är klara. Den meningen hjälper er att välja deltagare, underlag och arbetssätt.

Gör uppgiften möjlig att arbeta med

”Prata om framtiden” lämnar mycket öppet. ”Välja vilka två kundproblem vi ska undersöka först” ger en tydligare uppgift. Det senare är ett exempel, inte ett färdigt upplägg för alla företag. Anpassa frågan till vad ni faktiskt kan påverka under mötet.

Skicka det underlag deltagarna behöver före träffen och berätta vilken förberedelse som förväntas. Om ingen behöver förbereda sig, säg det också. Då slipper gruppen gissa vad en inbjudan med rubriken workshop innebär.

Välj rummet efter arbetssättet

Om alla ska skriva behöver ni användbara bordsytor. Om ni ska visa material behöver deltagarna kunna se det. Om några deltar på distans behöver ni pröva hur de kan följa samtalet och bidra.

Fråga vad som finns, vad ni får ta med och hur bokningen fungerar. Kontrollera eventuella begränsningar för utrustning och hur ni ska återställa rummet. Anta inte att det som syntes på en tidigare bild ingår i dagens bokning.

En enkel mötesstruktur

Ni kan dela ett arbetsmöte i fyra delar:

1. Beskriv uppgiften och vad som ska vara klart efteråt.
2. Låt deltagarna bidra med sina observationer eller förslag.
3. Arbeta med de alternativ som hör till uppgiften.
4. Bestäm nästa steg, ansvarig och hur arbetet följs upp.

Hur lång varje del ska vara beror på uppgiften. Lämna utrymme för att förklara oenighet, men skriv upp sidofrågor som behöver behandlas vid ett annat tillfälle.

Spara resultatet där teamet hittar det

Fotografier av anteckningar kan vara ett komplement, men gör också en läsbar sammanställning. Skilj idéer från beslut och visa vad som fortfarande är öppet. Då behöver den som inte kunde delta inte tolka en vägg med lappar för att förstå nästa steg.

För aktuella frågor om lokaler och mötesanvändning hos DG97 går ni till huvudwebbplatsens kontakt. Beskriv hur ni vill arbeta under träffen, så blir frågorna om rum och utrustning lättare att besvara.