Har kontoret blivit som ni tänkte? Följ upp med rätt frågor

Efter en flytt kommer vardagen snabbt tillbaka. Kalendern fylls och kontoret blir den plats där ni arbetar, snarare än ett beslut ni diskuterar. Just därför kan det vara bra att avsätta en kort stund för uppföljning.

Utgå från de behov ni hade före flytten. Då ser ni vad som fungerar, vad ni själva kan ändra och vilka frågor som behöver tas vidare.

Fråga om situationer

”Trivs du?” är en bra samtalsöppning, men svaret säger inte alltid vad ni kan göra. Lägg till frågor om det konkreta arbetet:

• Kan du göra de arbetsuppgifter som kräver koncentration?
• Hur fungerar de dagar många är på plats samtidigt?
• Vad händer när du behöver ta ett samtal eller ha ett möte?
• Är det lätt att hitta utrustning och praktisk information?
• Vad har varit enklare än väntat?

Låt kollegorna svara innan ni försöker lösa allt tillsammans. Den som inte brukar säga så mycket på ett möte kan ha viktig information om en återkommande situation.

Dela upp nästa steg

Vissa frågor hör till teamets rutiner. Andra gäller den egna utrustningen eller lokalen. Skriv vem som tar nästa steg och till vem frågan ska gå. Annars blir en lista med förbättringar lätt samma lista även nästa gång ni ses.

Beskriv problemet sakligt när det behöver tas vidare. Säg vilket rum eller moment som berörs, när det händer och vad ni redan har provat. Undvik att blanda en konkret fråga med flera allmänna omdömen.

Jämför med förväntningarna

Ta fram det underlag ni använde inför valet. Har ni ett behov som inte beskrev sig tydligt då? Har teamet förändrats? Eller har ni inte kommit igång med en möjlighet som faktiskt finns i erbjudandet?

Olika svar kräver olika åtgärder. Be om ett förtydligande när ni är osäkra på vad som gäller. Guiden avgör inte avtalsfrågor och ger ingen bedömning av vilken åtgärd ett kontorshotell måste genomföra.

Följ upp det ni ändrar

Bestäm när ni ska titta på den konkreta åtgärden igen. Fungerar den nya rutinen? Är frågan besvarad? Behöver ni ett annat nästa steg? Håll uppföljningen liten nog att genomföra, hellre än att skapa ett stort formulär som ingen använder.

För aktuella kontaktuppgifter till DG97 används dg97.se. Om ni funderar på vilka frågor som borde ha varit med från början kan ni gå tillbaka till guiden om kontorshotellets innehåll. Den kan också hjälpa er att beskriva ett förändrat behov.