Första veckan på nytt kontor: gör det lätt att hitta rätt

Var finns ett glas? Hur bokar man ett rum? Och vem frågar man när tillträdet krånglar? Sådant kan låta litet tills alla i teamet ställer samma fråga under en hektisk arbetsdag.

Första veckan blir enklare om ni samlar de praktiska svaren på ett ställe. Informationen behöver vara kort, aktuell och möjlig att hitta utan att fråga den person som skötte flytten.

Dag ett: en rundtur med ett syfte

Visa arbetsrummet, de gemensamma ytor ni får använda och vägen in för besökare. Gå igenom sådant som är relevant för ert erbjudande, inte allt som råkar finnas i byggnaden. Be kontorshotellet bekräfta rutinerna där ni saknar ett säkert svar.

Se också till att alla vet var aktuell information om lokalen finns, hur de hittar säkerhets- och utrymningsinformationen och vem de kan kontakta med frågor. Guiden ersätter inte instruktionerna på plats.

En liten startsida för teamet

Skapa en gemensam anteckning med:

• hur ni kommer in och vem ni kontaktar om det inte fungerar,
• hur gemensamma rum bokas och används,
• vad som gäller för besök och leveranser,
• vilka kontaktvägar som gäller för lokalen respektive er egen utrustning,
• vem i teamet som håller anteckningen uppdaterad.

Lägg in länkar till de aktuella instruktionerna hellre än att kopiera stora mängder text. Om en rutin ändras blir det annars svårt att veta vilken version kollegorna läser.

Låt vardagsfrågorna komma fram

Efter några dagar kan ni ta en kort avstämning. Vad har varit svårt att hitta? Vilket moment har krävt att någon avbryter sitt arbete? Har någon fått en instruktion som de andra saknar?

Det här är också ett bra tillfälle att prata om era egna vanor. Var tar ni längre samtal? Hur lämnar ni arbetsplatsen när dagen är slut? Behöver någon lugnare arbetspass? Skilj teamets egna överenskommelser från regler som hör till lokalen.

Introduktion även för nästa kollega

Spara den färdiga anteckningen. Nästa person som börjar behöver samma grundinformation, även när kontoret inte längre känns nytt för resten av teamet. Lägg till en kontaktperson så att en obesvarad fråga inte blir liggande.

För aktuell information om DG97 och frågor inför ett besök används huvudwebbplatsens kontaktväg. Om ni också vill lära känna andra företag i en delad miljö finns våra råd om att nätverka utan att göra det till en prestation.