Flytta det lilla företaget utan att tappa bort vardagen

Kartongerna är den synliga delen av en kontorsflytt. Den mindre synliga delen är allt som måste fungera när ni packat upp: tillträde, uppkoppling, skärmar, mötesbokningar och information till dem som besöker er.

För ett litet företag kan en kort plan vara mer användbar än ett stort flyttprojekt. Ge varje viktig fråga en ansvarig och skilj sådant ni vet från sådant som väntar på svar.

När rummet är bestämt

Be om en bekräftelse på vilket rum ni ska använda, när ni får tillgång och hur själva inflyttningen går till. Fråga vad som redan finns där, vad ni får ta med och vem som hjälper till med praktiska frågor. Möblerat betyder inte automatiskt att all utrustning i ert nuvarande kontor behövs, eller att allt ni vill ha finns på plats.

Gör sedan tre listor: sådant som följer med, sådant som ska ordnas på det nya kontoret och sådant ni inte behöver längre. Inventera småsakerna också. En saknad adapter kan bli mer besvärlig första dagen än ett skrivbord som kommer lite senare.

Före flyttdagen

• Ge kunder och återkommande besökare rätt adress och kontaktväg.
• Se över planerade leveranser och möten som ligger nära flytten.
• Bestäm vem som tar emot utrustning och vem som kontrollerar arbetsplatserna.
• Ordna en reservplan för arbete som måste fortsätta medan ni flyttar.

Behöver företagsuppgifter ändras hos tjänster eller myndigheter, kontrollera respektive aktörs aktuella instruktioner. Utgå inte från att en ändring på ett ställe uppdaterar alla andra.

Första arbetsdagen: testa innan kalendern blir full

Börja med en arbetsplats i taget. Kontrollera att dator, skärm och de verktyg ni faktiskt använder fungerar. Prova ett kort digitalt samtal och hitta vägen till de gemensamma ytorna. Låt någon testa besöksinformationen som om personen aldrig varit på adressen tidigare.

Samla sådant som inte fungerar i en gemensam lista med ansvarig och nästa steg. Annars blir samma fråga lätt ställd av flera personer utan att någon vet vad som har gjorts.

Lämna utrymme för justeringar

Försök inte lösa alla förvarings- och möbleringsfrågor genom gissningar före flytten. När ni har arbetat några dagar ser ni bättre var väskor hamnar och vilken utrustning som behöver vara nära till hands. Flyttplanen ska hjälpa er att börja arbeta, inte låsa varje detalj.

Om nästa kontor kan vara DG97, be om information om aktuella rum och inflyttning. Frågorna om vad ni disponerar själva och vad som delas finns också i guiden till kontorshotellets upplägg.