Ta emot besökare utan att någon behöver leta efter er

Det räcker inte alltid att skicka adressen. En besökare kan behöva veta vilken entré som gäller, vem som kommer ned och vad som händer om mötet börjar lite senare än planerat.

På ett kontorshotell delar flera företag samma byggnad. Skapa därför en egen besöksrutin som följer lokalens regler och inte förutsätter att någon annan håller reda på era gäster.

Före besöket

Bekräfta vem som kommer, när och för vilket möte. Ge rätt adress och de entréuppgifter ni har fått från kontorshotellet. Ange ett namn och en kontaktväg som faktiskt kommer att vara tillgänglig vid ankomsten.

Om besökaren behöver något särskilt för att besöket ska fungera, fråga i tid och kontrollera vad ni kan ordna. Lova inte en viss lösning enbart utifrån en bild eller en tidigare visning.

Bestäm vem som tar emot

Den person som bokade mötet kan bli upptagen precis när gästen kommer. Utse därför en mottagare och bestäm vad ni gör om den personen får förhinder. För återkommande besök kan det räcka med en enkel anteckning i kalendern.

Var tydliga med skillnaden mellan er rutin och eventuell hjälp från kontorshotellet. Fråga vad som gäller för besök, tillträde och mottagning innan ni räknar med den hjälpen. Utgå inte från att en bemannad plats alltid finns eller tar hand om era möten.

Under besöket

Visa var mötet ska hållas och ge de praktiska uppgifter som gästen behöver. Om besöket innehåller flera delar, berätta hur de hänger ihop. Det kan handla om att först sitta tillsammans och sedan gå igenom något vid en arbetsplats.

Tänk också på kollegorna som inte deltar. Planera så att deras bord och arbete inte blir en tillfällig väntplats eller passage för hela sällskapet.

Efteråt: spara det som fungerade

Om gästen hade svårt att hitta, förbättra inbjudan inför nästa besök. Om bokningen var för kort, ta med det i planeringen. En återkommande rutin kan vara så liten som fem rader:

• rätt adress och entré,
• kontaktperson vid ankomst,
• bokad plats och tid,
• praktiska behov att bekräfta,
• ansvarig för nästa steg efter mötet.

DG97:s adress och kontaktuppgifter finns på den officiella kontaktsidan. Använd den för aktuella besked om hur ett besök ordnas. För frågor om vilka ytor som delas finns även guiden till kontorshotellets upplägg.