Ge koncentrationen en plats i kontorsdagen

”Vi behöver lite mer lugn” kan betyda många saker. Någon vill skriva utan avbrott. Någon vill läsa ett underlag utan att höra ett möte. En tredje behöver kunna fråga kollegan spontant för att komma vidare.

För att hitta en fungerande vardag behöver ni göra önskemålet konkret. Beskriv vilka uppgifter som behöver koncentration och när de brukar göras, i stället för att börja med en allmän regel om tystnad.

Titta på avbrotten, inte på personen

Samla några exempel på situationer som blir svåra. Det kan vara ett längre samtal vid bordet, upprepade småfrågor eller en arbetsplats som också används som passage. Håll samtalet till situationerna så att det går att ändra något praktiskt.

Fråga också vad som fungerar bra. En spontan diskussion kan vara precis det ni behöver för att lösa en uppgift tillsammans. Målet är att skapa utrymme för olika arbetssätt under dagen.

Prova en enkel signal

Bestäm hur ni visar att någon behöver arbeta ostört och hur brådskande frågor ändå kan tas upp. Det kan vara en gemensam kalendernotering eller en annan tydlig överenskommelse. Välj något alla känner till, även den som bara är på kontoret ibland.

Sätt ett tillfälle för att gå igenom mindre brådskande frågor. Då får de en plats utan att behöva avbryta varje arbetspass. Anpassa upplägget till teamets uppgifter; en rutin som inte går att följa har begränsat värde.

Se vad rummet kan stödja

När ni bedömer ett kontor, titta på hur arbetsplatser, dörr och gemensamma ytor används. Fråga vilka alternativ som finns för samtal och möten och hur ni får använda dem. Ett eget rum kan ge en tydlig gräns, men hur vardagen fungerar behöver ni fortfarande undersöka.

Om problemen kvarstår, se över både lokalen och arbetssättet. Den här texten ger praktiska diskussionsfrågor, inte en bedömning av arbetsmiljö eller hälsa.

Följ upp en konkret förändring

Välj en sak att prova och fråga efteråt om den hjälpte med just det problem ni ville lösa. Behövde färre frågor avbryta arbetet? Blev det lättare att hitta en samtalsplats? Det är mer användbart än att fråga om allt nu känns ”bättre”.

Vill ni ta dessa frågor till en kontorsvisning kan ni kontakta DG97 och beskriva hur ni arbetar. Våra råd om att använda ett kontorshotell hjälper er att skilja det egna rummet från de ytor som delas.