Konsultteamets kontor behöver fungera mellan uppdragen

Ett konsultteam kan vara utspritt hos kunder större delen av veckan och ändå behöva en gemensam plats. Där förbereds uppdrag, nya kollegor introduceras och projekt jämförs utan att varje samtal måste bli ett bokat distansmöte.

För att hitta rätt kontor behöver ni beskriva när den egna platsen används och vad den ska göra möjligt. Enbart en lista över medarbetare säger inte hur stor del av teamet som kommer samtidigt.

Kartlägg de egna dagarna

Titta på en typisk period med uppdrag och en period med mer arbete på det egna kontoret. Vilka möten behöver hållas där? Finns fasta arbetsstationer eller räcker det att ta med en dator? Hur ser behoven ut när en ny kollega börjar?

Låt även de personer som sällan är på kontoret beskriva vad de vill kunna göra när de kommer. En arbetsplats som används få dagar kan ändå vara viktig för en specifik uppgift.

Samtal och material behöver en plan

Om ni arbetar med kunders underlag behöver ni veta var samtal kan hållas och hur material hanteras. Fråga vad ni disponerar själva och vilka platser andra använder. Ett eget rum löser inte automatiskt alla frågor om vem som kan se en skärm eller höra ett samtal.

Följ företagets egna rutiner och de krav som gäller för era uppdrag. Den här guiden gör ingen säkerhetsbedömning av kontor och avgör inte om en viss lokal uppfyller kundens krav. Den hjälper er att hitta frågorna ni behöver ställa.

Gemensam tid ska ha en uppgift

Planera gärna en återkommande kontorsdag utifrån ett tydligt behov: erfarenhetsutbyte, projektstart eller eget arbete tillsammans. Om ni väljer en dag enbart för att alla brukar vara lediga då kan den snabbt fyllas av separata kundmöten.

Ett enkelt underlag till en visning kan bestå av:

• förväntad samtidig närvaro,
• antal längre samtal som kan sammanfalla,
• behov av egna skärmar och förvaring,
• möten med kunder eller nya kollegor,
• sådant ni behöver kunna ändra när uppdragen ändras.

Be om ett erbjudande som svarar på underlaget

Förklara också vad ni ännu inte vet. Då går det att diskutera vilka delar av kontorsbehovet som behöver bekräftas senare. Se till att eventuella möjligheter till förändring beskrivs konkret, i stället för att ni räknar med dem av gammal vana.

För ett samtal om DG97 använder ni kontaktvägen på dg97.se. För fler frågor om de gemensamma ytorna finns vår introduktion till kontorshotell.