Var tar man samtalet när någon annan behöver tystnad?

Ett kort svar i telefon är en sak. Ett långt kundsamtal bredvid någon som skriver ett svårt dokument är något annat. På ett litet kontor behöver ni ofta lösa båda situationerna utan att hela dagen ägnas åt att flytta runt.

Det första steget är att beskriva vilka samtal ni har. Då blir det lättare att se vad som behöver ett annat rum och vad som kan fungera vid arbetsplatsen.

Börja med samtalsmönstret

Skriv ned när längre samtal brukar förekomma och hur många som kan behöva prata samtidigt. Skilj på bokade möten och samtal som kommer utan förvarning. Ett system som bara fungerar för det bokade mötet lämnar den spontana vardagen olöst.

Fråga också om samtalens innehåll. Att ett rum känns avskilt betyder inte att det är ljudisolerat. Om andra inte bör höra samtalet behöver ni bedöma platsen utifrån det, inte enbart utifrån att dörren går att stänga.

Testa miljön med rätt frågor

På en visning kan ni be att få se tänkta samtalsplatser och fråga hur de används. Är de gemensamma? Kan de bokas? Finns begränsningar? Vad gör ni om alla är upptagna? Det är praktiska frågor som bör besvaras innan ni räknar in platsen i er vardag.

Ljudmiljö handlar också om vilka arbetsuppgifter som utförs. Arbetsmiljöverket beskriver ljud och akustik som en del av inomhusmiljön. Här fokuserar vi på frågor att undersöka och rutiner att diskutera, utan att ange mätvärden eller göra en bedömning av ett visst rum.

En överenskommelse som går att använda

Ni kan börja med tre enkla regler:

1. Bokade längre samtal planeras till en plats som passar uppgiften.
2. Den som behöver koncentration kan säga till på ett känt och vänligt sätt.
3. När platserna är upptagna finns ett bestämt alternativ, i stället för att någon måste lösa det från början varje gång.

Gör reglerna realistiska. Om ett team har täta samtal hela dagen kan en påminnelse om hänsyn inte ensam lösa behovet. Då behöver ni se över rum, samtidighet och arbetssätt tillsammans.

Ta med samtalsmönstret när ni frågar DG97 om aktuella kontorslösningar. Be dem förklara hur de platser ni tittar på fungerar. Miljöbilden i den här artikeln är en illustration från DG97, inte ett besked om bokningsvillkor eller ljudisolering.