Utskrifter och dokument på ett delat kontor

En gemensam skrivare kan vara praktisk, men villkoren och rutinerna behöver passa verksamheten. Ta upp dokumenthanteringen vid visningen om ni skriver ut, skannar eller kopierar regelbundet.

Ta reda på vad som ingår

Fråga vilka format och funktioner som finns, om färgutskrifter fungerar och om ni behöver installera särskild programvara. Be också om besked om eventuella kvoter och kostnader för extra användning.

Tillgång till en skrivare betyder inte automatiskt att alla typer av utskrifter är kostnadsfria.

Planera för viktiga dokument

Undersök hur utskrifter hämtas och om det finns en funktion för att släppa fram dokument först när användaren är vid maskinen. Fråga hur skannade dokument levereras och vilka rutiner som gäller för kvarlämnat papper.

Gör en egen bedömning utifrån de dokument ni hanterar. Guiden kan inte bekräfta säkerhetsfunktionerna hos en viss maskin.

Fråga om support

Vem kontaktar ni när något inte fungerar? När kan hjälp normalt fås? Finns ett alternativ om ni behöver en utskrift till ett möte och maskinen är upptagen eller ur funktion?

Be om faktiska rutiner i stället för ett allmänt löfte om att tekniken alltid fungerar.

Kontrollera aktuellt upplägg

Skrivare, programvara och villkor kan förändras. Kontakta DG97 om du vill veta hur utskrifter och skanning fungerar på kontorshotellet just nu.