När teamet växer: är det rummet eller rutinen som är för liten?
DG97 Kontorsguiden · Uppdaterad
En ny kollega märks ofta på fler ställen än vid skrivbordet. Fler samtal ska få plats, mer utrustning behöver förvaras och bokningar kan börja krocka. Samtidigt kanske inte alla är på kontoret varje dag.
Innan ni bestämmer att rummet är för litet, beskriv vad som slutat fungera. Det ger ett bättre underlag för både egna justeringar och ett samtal om ett annat kontor.
Följ trängseln under några arbetsdagar
Anteckna när det är svårt att hitta plats och vad som händer då. Är det vid borden, i mötesrummen eller i de avskilda samtalen? Skriv även ned vilka tider problemen uppstår och om de återkommer.
Be alla bidra. Den som har en fast arbetsplats kan uppleva att allt fungerar, medan en kollega som kommer senare alltid behöver leta efter ett bra ställe för ett samtal.
Sortera behoven
| Det som inte fungerar | Fråga att undersöka |
|---|---|
| För få arbetsplatser vid samtidig närvaro | Vilket rum och vilken möblering kan fungera? |
| Fler möten än ni kan boka | Hur ser mötesbehovet och erbjudandets begränsningar ut? |
| För mycket utrustning runt borden | Behövs annan förvaring eller annan placering? |
| Samtal stör eget arbete | Behövs andra platser, tider eller rumsfördelning? |
Tabellen är ett sätt att tänka, inte en bedömning av hur många personer ett visst rum är lämpligt för. Den frågan behöver ni undersöka på plats och med rätt underlag.
Planera nästa förändring
Försök skilja mellan ett känt behov och en möjlig framtida rekrytering. Om ni vet att en person börjar snart behöver lösningen fungera då. Om ni hoppas växa senare kan ni fråga hur en förändring skulle hanteras, utan att behandla den som redan avtalad.
Be om besked om tillgängliga alternativ, tidplan och vad som behöver ändras i erbjudandet. En allmän formulering om flexibilitet säger inte att ett större rum kommer att finnas när ni behöver det.
Gör en övergång som håller ihop teamet
Om ni byter rum, samla vad som följer med och vem som ansvarar för utrustning, bokningar och information till besökare. Om ni behåller rummet, bestäm vilka rutiner ni ska prova och när ni följer upp dem. Båda lösningarna behöver en ansvarig person.
För DG97 får ni aktuella uppgifter via huvudwebbplatsens kontakt. Ta med era anteckningar om vad som blivit svårt. De hjälper till att föra ett konkret samtal om rum och användning.
